10 bước để lên kế hoạch cho sự kiện của bạn

Trong khi mở đường cho các sự kiện được tổ chức tốt, hãy tuân thủ các bước này để lên kế hoạch tổ chức sự kiện, đây là một thuật toán tốt cho hành động của bạn. Họ sẽ tiết kiệm thời gian và cho phép lập kế hoạch sự kiện thành công hơn, so với tổ chức tự phát hoặc trực quan.

Dưới đây là các bước chính để làm thế nào để lên kế hoạch cho một sự kiện thành công:

# 1. Không có rock and roll mà không có mục tiêu

Chúng tôi chắc chắn sẽ không phải là người đầu tiên nói: Không nên bắt đầu lên kế hoạch cho một sự kiện mà không đặt mục tiêu với một ý tưởng độc đáo. Quy tắc vàng này là bắt buộc đối với những người muốn có một khởi đầu tuyệt vời và kết quả thậm chí còn tuyệt vời hơn nữa đối với biến cố. Để đơn giản hóa quá trình, chia các mục tiêu thành các loại. Bằng cách này, bạn sẽ có thể tiếp cận một số vấn đề cùng một lúc.

Trong trường hợp bạn bị lạc trên đường đến mục tiêu của mình, hãy xem qua các mẹo về cài đặt mục tiêu SMART.

# 2. Tổ chức một đội

Nhiệm vụ được chia sẻ là nhiệm vụ dễ dàng hơn. Đừng ngần ngại phân công trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm của bạn. Đề xuất của chúng tôi là phác thảo các khía cạnh quan trọng phải tham gia, bao gồm giải trí, quản lý địa điểm và nhà tài trợ. Làm cho ai đó trong nhóm chịu trách nhiệm cho mỗi trong số này. Thật vậy, nếu mọi người đều cố gắng trở thành mảnh ghép hay nhất, hãy tưởng tượng cuối cùng bạn sẽ nhận được một bức tranh tuyệt đẹp nào!

# 3. Trở thành một maestro thời gian

Bạn phải kết bạn với một lịch nếu bạn muốn thoát khỏi những thay đổi và hạn chế về lịch trình. Hãy cho bản thân đủ thời gian để chuẩn bị và giải quyết mọi thứ. Đặt thời hạn để kích hoạt hiệu suất nhóm tốt hơn và bắt đầu đếm ngược!

#4. Thương hiệu sự kiện của bạn

Trong tất cả các giai đoạn của kế hoạch sự kiện, điều này là vô cùng quan trọng đối với khách hàng của bạn. Để cho phép nhận diện thương hiệu cao, bạn phải làm cho sự kiện của bạn nổi bật. Bắt đầu bằng cách động não ngay cả những ý tưởng điên rồ nhất. Nắm bắt tất cả và sau đó suy nghĩ về những gì sẽ phù hợp với chủ đề của sự kiện của bạn một cách tốt nhất.

N B: Các khía cạnh đáng nhớ nhất trong chương trình của bạn nên bao gồm khẩu hiệu và logo. Đó là những gì thực sự được tính khi xem xét lập kế hoạch cho các bước sự kiện. Đó là những gì bạn phải làm một cách hoàn hảo.

# 5. Mỗi bậc thầy cần một kế hoạch tổng thể

Xây dựng sổ tay lập kế hoạch sự kiện của riêng bạn từ đầu bằng cách thiết lập một giải pháp làm việc (cộng với giải pháp dự phòng) cho địa điểm / đăng ký / giải trí / quảng bá / quản lý tình nguyện và bất kỳ khía cạnh liên quan nào khác. Ngoài ra, xem cách lên kế hoạch cho một mẫu sự kiện. Một lần nữa, đừng quên kiểm tra kỹ xem bạn có ít nhất một thành viên nhóm chuyên trách đứng đằng sau mỗi phạm vi trách nhiệm này không. Hãy coi kế hoạch kinh doanh của bạn cho một sự kiện là hướng dẫn của bạn cho sự tham gia liền mạch của người tham dự!

# 6. Quy tắc và quản trị

Để đạt được thành công kế hoạch sự kiện, bạn phải là một người quản lý với một đôi mắt cảnh giác. Trừ khi bạn có một trợ lý đáng tin cậy để đơn giản hóa các nhiệm vụ hành chính của bạn, tất nhiên. Hãy xem xét cách thức lập kế hoạch cho một mẫu sự kiện, để hỗ trợ các quy trình lập kế hoạch sự kiện như thanh toán, tích hợp danh sách liên lạc, báo cáo, đăng ký, v.v. Nếu bạn muốn tìm hiểu về tám khía cạnh khác của vòng đời sự kiện, hãy xem chúng ở đây .

# 7. Thiết lập quan hệ đối tác và nhà tài trợ

Xác định các đối tác doanh nghiệp và các tổ chức cộng đồng có thể cung cấp cho bạn sự hỗ trợ trong việc thực hiện các bước tiến bộ khi lên kế hoạch cho một sự kiện. Hãy nghĩ về từng giải pháp có thể tưởng tượng: từ việc thuê địa điểm đến giúp đỡ tình nguyện. Ngoài ra, đừng quên xác định cách các nhà tài trợ của bạn có thể hưởng lợi từ việc hỗ trợ bạn để tăng cường sự tham gia.

# 8. Lập kế hoạch công khai

Ngay cả khi sự kiện của bạn được công nhận, đừng chỉ dựa vào truyền miệng. Bắt đầu với một thông báo thông báo trên trang web của bạn và duy trì kết nối mọi lúc thông qua các sự kiện sau sự kiện cảm ơn bạn.

# 9. Ngân sách nó

Một trong những giai đoạn khó bỏ qua nhất khi lập kế hoạch cho một sự kiện là điều chỉnh nhu cầu của bạn với ngân sách thực tế của bạn. Để xử lý vấn đề này một cách khôn ngoan, hãy nghĩ đến bất kỳ nguồn tài trợ bên ngoài nào từ các nhà tài trợ / quyên góp và sau đó chỉ định một chi phí thực tế cho phần còn lại của các mục.

# 10. Xác định quy trình đánh giá

Mục cuối cùng trong danh sách các bước để lập kế hoạch sự kiện (thực tế không phải là cuối cùng): thiết lập một hệ thống làm việc để theo dõi thành công của bạn. Quá trình này phải được thực hiện trong giai đoạn thiết lập mục tiêu. Hãy chắc chắn rằng tiến trình của bạn có thể mở rộng!

Xem thêm: ý tưởng sáng tạo

Leave a Comment