Bí quyết cho một kế hoạch tổ chức sự kiện tuyệt vời

Đằng sau một sự kiện thành công bao giờ cũng là sự hiện diện của một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể và tỉ mỉ nhấtThành công hay thất bại của sự kiện đều được quyết định bởi bản kế hoạch

Để có thể chiếm 70% sự thành công thì bạn cần phải lập ra một kế hoạch tốtKinh nghiệm lập kế hoạch tốt nhất mà Đại Lâm tích lũy được trong 10 năm qua, xin được chia sẻ với các bạn thông qua bài viết này.

1.     Tìm hiểu về loại sự kiện và mục đích của sự kiện

Việc đầu tiên bạn phải làm là xác định loại sự kiện mà bạn muốn tổ chức: Lễ khánh thành, hội nghị-hội thảo,..Từ việc xác định loại sự kiện mà bạn đang cần tổ chức, bạn có thể định hình được các hạng mục mà bạn phải thực hiện cũng như trở thành nền tảng quan trọng giúp xây dựng sườn kế hoạch chương trình của sự kiện sau này.

Việc rất quan trọng kế tiếp là xác định mục đích cùng với mục tiêu của sự kiện.Bạn muốn tổ chức hội nghị tri ân khách hàng.

2. Đối tượng của sự kiện bao gồm những ai?

Bước quan trọng tiếp theo là xác định đối tượng của sự kiện, nó là cơ sở lập kế hoạch cho sự kiện.Trong một vài sự kiện mang tính xã hội, để thu hút thêm nhiều người chú ý tới sự kiện thì các chương trình giải trí cũng được thêm vào.

Đối tượng thứ hai của sự kiện chính là nhóm đối tượng tham dự: Bao gồm khách mời chính của sự kiện, những khách qua đường muốn ghé  thăm.Thông thường luôn có sự chênh lệch giữa số lượng khách hàng được mời và số lượng khách hàng sẽ tham gia , vì vậy bạn nên gửi thư mời trước ngày diễn ra sự kiện một tuần và gọi điện xác nhận lại phản hồi của khách hàng trước 2 ngày diễn ra sự kiện để chốt danh sách.

3.       Xây dựng thông điệp cho sự kiện

Thông điệp sự kiện không chỉ là ý nghĩa cốt lõi của sự kiện bạn tổ chức mà còn mang ý nghĩa truyền thông vô cùng quan trọng, nó sẽ theo suốt sản phẩm/công ty/dịch vụ đến tận chặng đường cuối cùng của nó.

4.       Xác định thời  gian và địa điểm tổ chức sự kiện

Sau khi xác định được thông điệp của sự kiện, bạn cần xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiệnViệc này thực hiện càng sớm thì càng giúp ích cho kế hoạch xây dựng truyền thông cho sự kiện, bởi địa điểm và thời gian sẽ được ghi vào trong thư mời  và gửi tới các khách mời.

5.    Lên chương trình tổ chức sự kiện

Bạn nên xây dựng một khung chương trình tổ chức sự kiện sẵn, nên làm chi tiết và thật tỉ mỉ.Trang thiết bị, nhân sự cho sự kiện cũng cần phải được liên lạc và chuẩn bị sẵn.

6.     Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện

Kế hoạch truyền thông  thường có mục đích thu hút khán giả tham gia sự kiện hoặc truyền đến khán giả thông điệp của thương hiệu, công ty.

Dưới đây là một vài lưu ý hữu ích cho bạn.

Bằng  Phương tiện truyền thông đại chúng  (Báo giấy, truyền hình, radio…), Phương tiện công nghệ số (báo điện tử, social media, tin nhắn nhanh, SMS Marketing, Email Marketing…) hoặc hoạt động Activation (ví dụ như sử dụng  xe tải, xe hơi được dán poster kèm theo loa quảng cáo, giới thiệu về địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện.

-Xác định người chịu trách nhiệm thực hiện phương pháp tổ chức sự kiện: Ai sẽ là người phát tờ rơi, phát ngôn trước báo chí, phương tiện truyền thông,..

-Các thông tin của sự kiện khi công khai cần phải có sự chọn lọc.

– Quyết định người chịu trách nhiệm phổ biến các loại thông tin của sự kiện hay hoạt động.

  – Xác định phương pháp giao tiếp kết nối cho người trong tổ chức để sự kiện được tổ chức trơn chu.

7. Lập ngân sách cho sự kiện.

Đối với tổ chức sự kiện, dự trù ngân sách luôn đóng vai trò quan trọng.Mục nào có thể bớt được thì nên giảm thiểu đi.Ngoài ra để tích lũy thêm kinh nghiệm bạn nên đánh giá hiệu quả trước và sau khi thực hiện, điều này giúp ích rất nhiều cho bạn trong các sự kiện tiếp theo.

>>> Xem thêm: tổ chức sự kiện ở hà nội – cách thức tổ chức lễ khai trương – cách tổ chức lễ khởi công – Tìm hiểu dịch vụ uy tín, chất lượng tại Tổ chức sự kiện Đại Lâm

Leave a Comment